Datenschutz
Datenschutzrichtlinie
des Freefight-Stolberg e.V.
1. Grundlage
Mit dem Wirksamwerden der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
und dem novellierten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) am 25. Mai 2018 gelten für
den allgemeinen Datenschutz neue Regeln.
Für uns als Verein gilt der Grundsatz: Wo personenbezogene Daten automatisiert
verarbeitet werden, d. h. Daten gespeichert und/oder gesendet werden, muss ein
hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden.
Denn Datenschutz ist Schutz der Person.
Begriffsbestimmung
Personenbezogene Daten sind „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder
identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen; als identifizierbar wird
eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere durch
Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, Standortdaten, zu einer Online-
Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, wie Ausdruck der
physischen, physiologischen, psychischen, kulturellen oder sozialen Identität dieser
natürlichen Person sind, identifiziert werden kann“. (Bsp. Name, Anschrift,
Geburtsdatum, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit etc.)
Verarbeitung meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten
Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen
Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung,
die Anpassung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die
Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der
Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen
oder die Vernichtung.
2. Welche Ziele verfolgt diese Datenschutzrichtlinie?
Freefight-Stolberg – Stark machen gegen Gewalt e.V. verpflichtet sich auch im Rahmen
seiner gesellschaftlichen Verantwortung zur Einhaltung von Datenschutzrechten.
Diese Datenschutzrichtlinie schafft eine der notwendigen Rahmenbedingungen für
Datenverarbeitungen und gewährleistet somit, dass das von der DS-GVO und dem
BDSG verlangte Schutzniveau eingehalten wird.
Die Wahrung des Datenschutzes ist eine Basis für eine vertrauensvolle Beziehung
zwischen dem Verein und seinen Mitgliedern.
3. Für wen gilt diese Datenschutzrichtlinie?
Diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle Mitglieder, den Vorstand und die
Geschäftsführung des Freefight-Stolberg – Stark machen gegen Gewalt e.V.
Jede betroffene Person ist verpflichtet, diese Richtlinie zum Datenschutz einzuhalten
und die jeweiligen Datenschutzgesetze zu wahren.
4. Für welche Zwecke ist eine Datenverarbeitung zulässig?
Für das Mitgliedsverhältnis dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, die
für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft erforderlich
sind.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören vor allem die
Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Mitgliedsnummer), Kontaktdaten
(Anschrift, Telefonnummer, email-Adresse) sowie weitere Daten aus der Mitgliedschaft
(Bankverbindung, ggf. Erziehungsberechtigte).
Personenbezogene Daten verarbeiten wir auch um unsere Pflichten gegenüber
Sportverbänden
(Wushu-Verband, ELLO, Ambo-Group, LSB, Sporthilfe, EuregioSportBund, Stadtsportverband)
in Form von Bestandsmeldungen, oder Behörden (z.B. Finanzamt zur Feststellung
der Gemeinnützigkeit) zu erfüllen.
Personenbezogene Daten können auch aufgrund einer Einwilligungserklärung (z.B.
Fotoaufnahmen, Zeitungsberichte, Berichte in sozialen Netzwerken etc.) verarbeitet
werden. Die Erklärung muss freiwillig abgegeben werden und ist schriftlich einzuholen.
Soweit erforderlich verarbeiten wir die Daten zudem um berechtigte Interessen von uns
oder von Dritten (z.B. Verbände) zu wahren. Dies gilt z.B. für die interne
Kommunikation oder sonstiger Verwaltungszwecke.
5. Welche Grundprinzipien gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten?
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise und fair erhoben und
verarbeitet werden. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der
Bestimmungen der DS-GVO, des BDSG sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Datenvermeidung und Datensparsamkeit:
Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in
welchem Umfang diese überhaupt nötig sind. Personenbezogene Daten dürfen nicht
auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden.
Zweckbindung:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich die Zwecke verfolgen, die
vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden.
Vertraulichkeit und Datensicherheit
Personenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis. Sie müssen im
persönlichen Umgang vertraulich behandelt werden und durch angemessene
Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder
Weitergabe sowie versehentlichen Verlust oder Veränderung gesichert werden.
Transparenz und proaktive Benachrichtigung
Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden.
Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst (oder seinem
gesetzlichen Vertreter) zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene
informiert werden über
- Die Identität der verantwortlichen Stelle
- Den Zweck und der Dauer der Datenverarbeitung
- Ggf. Dritte, an die Daten übermittelt werden
Löschung und Aufbewahrungspflichten:
Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht
mehr erforderlich sind.
Nach Beendigung eines Mitgliedsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten
gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Die Speicherfristen betragen
bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für
die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden
können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Sachliche Richtigkeit und Datenaktualität
Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und soweit erforderlich auf dem
aktuellen Stand zu speichern.
6. Woher stammen die uns vorliegenden personenbezogenen Daten?
Die personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt beim Mitglied im Rahmen
der Vereinsaufnahme oder während der Mitgliedschaft erhoben. In bestimmten
Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften die personenbezogenen
Daten auch bei anderen Stellen erhoben. (z.B. über das Bildungs- und Teilhabepaket)
7. Wer bekommt personenbezogene Daten?
Innerhalb unseres Vereins erhalten nur die Kassenwarte personenbezogene Daten, da
diese zur Erfüllung ihres Aufgabengebietes benötigt werden. In Ausnahmefällen
können weitere Organe personenbezogene Daten erhalten um z.B. Bestandslisten zu
führen oder Prüfungen zu organisieren.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten an weitere Empfänger außerhalb
des Vereins übermitteln, soweit dies zur Erfüllung unserer Aufgabe und gesetzlichen
Pflichten erforderlich ist.
Dies können z.B. sein:
- Banken (SEPA-Lastschrift)
- Verbände (Bestandserhebungen, Gürtelprüfungen)
- Versicherungen (Leistungen bei Unfällen)
- Finanzamt (Prüfung der Kassenbücher, Feststellung der Gemeinnützigkeit)
8. Sind Mitglieder verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
Im Rahmen einer Vereinsmitgliedschaft müssen diejenigen personenbezogenen Daten
bereitgestellt werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der
Mitgliedschaft erforderlich sind, oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, die Mitgliedschaft durchzuführen.
9. Wann ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten unzulässig?
Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist den Vereins- und
Vorstandsmitgliedern, bzw. deren gesetzlichen Vertretern, sowie jeder anderen
Person, die Zugriff auf diese Daten erhält ausdrücklich untersagt. Personenbezogene
Daten dürfen nicht für private oder wirtschaftliche Zwecke genutzt, an Unbefugte
übermittelt oder Unbefugten auf andere Weise zugänglich gemacht werden. Mitglieder
oder Vereinsorgane dürfen nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, wenn
und soweit es für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich ist.
Mitglieder werden zu Beginn oder während der Vereinsmitgliedschaft über die Pflicht
zur Wahrung des Datengeheimnisses unterrichtet. Diese Verpflichtung besteht auch
nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft fort!
Werden Verstöße gegen diese Datenschutzrichtlinie bekannt, so ist umgehend der
entsprechende Datenschutzverantwortliche/1. Vorsitzende zu informieren.
10. Welche Datenschutzrechte können Betroffene geltend machen?
Jeder Betroffene kann die folgenden Rechte wahrnehmen:
- Betroffene können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten
über ihn zu welchem Zweck gespeichert sind.
- Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die
Identität des Empfängers Auskunft gegeben werden.
- Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der
Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
- Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist.
Bestehende Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten.
- Betroffene können weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der
Daten haben.
- Betroffenen steht ein Recht auf Herausgabe der von ihnen bereitgestellten Daten
in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu.
Ihre Geltendmachung ist umgehend durch die verantwortliche Person zu bearbeiten,
und darf für den Betroffenen zu keinerlei Nachteilen führen.
Widerspruchsrecht:
Betroffene haben das Recht, einer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ohne
Angabe von Gründen zu widersprechen. Ein Widerspruch kann sich auf einzelne
Bereiche oder die vollständige Verarbeitung beziehen. Wir verarbeiten die
personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn wir können zwingende
schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte
und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ein Widerspruch ist schriftlich an den zuständigen Verantwortlichen zu richten.
Ein Widerspruch kann zur Folge haben, dass eine Vereinsmitgliedschaft nicht mehr
fortgeführt werden kann.
11. Werden die Vorgaben der Datenschutzrichtlinie kontrolliert?
Die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz und der geltenden
Datenschutzgesetze werden regelmäßig durch die verantwortlichen Personen überprüft.
12. Wo können sich Betroffene beschweren?
Betroffene haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den zuständigen
Verantwortlichen oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns
zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
poststelle@ldi.nrw.de